Managez le changement avec 20 actions concrètes

Le changement, c'est maintenant ? #2
Comment créer et entretenir une dynamique de changement ?
Comment créer et entretenir une dynamique de changement ?
Changer : plus facile à dire qu’à faire !
Seuls 34 % des projets d’entreprises atteignent leurs objectifs de changements, d'autres études évoquent même le chiffre de 18 %.
Pourtant, dans un environnement en perpétuelle évolution, le fameux monde VUCA, managers et dirigeants sont bien conscients de l’impérieuse nécessité d’être agile. Je dirais même de plus en plus agile : la durée des plans stratégiques s’est ainsi raccourcie. Il est maintenant fréquent de concevoir un plan stratégique à 3 ans (au lieu de 5 ans il y a encore quelques années).
En outre, chacun a déjà pu en faire la cruelle expérience, être motivé par le projet d’entreprise, être engagé, cela ne suffit pas pour véritablement changer non ? Ainsi, la véritable question est : Comment passer de la nécessité ou de la motivation à l’action ? Comment créer et entretenir une dynamique de changement ?
Dans mon article précédent, j’explorais avec vous pourquoi, le cerveau a de bonnes raisons de ne pas aimer le changement.
Aujourd’hui, je vous propose de nous pencher sur le « Comment », avec 20 leviers cognitifs, émotionnels et comportementaux qui permettent de préparer et d'accompagner le changement. Comment respecter le fonctionnement naturel du cerveau pour diminuer les résistances et rendre le changement plus facile et pérenne ? Car, changer en douceur, c’est possible…

L'erreur fatale dans le management du changement

L’erreur fatale dans le management et l’accompagnement du changement, est d’aborder le projet uniquement par l’axe rationnel et organisationnel. S’il s’agit bien là d’une condition sine qua non de la réussite, elle est largement insuffisante pour gérer le facteur humain.
Peu importe la nature et l’importance du changement, qu'il s'agisse de votre prochain régime, de vous remettre au sport ou du déploiement de votre nouveau plan stratégique, vous devrez prendre en compte 3 dimensions :
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  • La dimension cognitive
  • La dimension émotionnelle
  • La dimension comportementale
Que nous le voulions ou non, ces 3 axes sont intrinsèquement liés, il s'agit là du fonctionnement spontané de notre cerveau.

L'axe cognitif : comment concevoir le changement ?

Si la dimension cognitive n'est pas suffisante, elle est néanmoins indispensable. Dans la cadre d'un projet de transformation en entreprise, elle est évidente, commençons donc par là : rationaliser, organiser et planifier le changement.

1 - Donner le sens du changement

Partager le sens pour embarquer
Partager le sens pour embarquer
Donner du sens est un levier de motivation auprès de chaque collaborateur, un moyen de fédérer les équipes autour d'un projet commun. Le sens permet aussi de maintenir la cohérence et la cohésion dans la durée. Et puis, notre cerveau à horreur du vide, du manque de sens : si vous ne précisez pas le sens du projet, chacun échafaudera le sien avec un risque de biais de négativité (c'est encore un moyen de faire des économies, et si c'était un moyen "d'habiller la mariée"...)
Donner du sens, c'est aussi prendre du recul et de la hauteur pour ouvrir le champ des possibles et de la créativité.
Comme l’étoile du berger, définir le « pourquoi » et le « pour quoi », permet de créer un repère, un leitmotiv qui vous sera utile lorsque vous vous sentirez découragé ou perdu (et ces moments de doutes sont inévitables !). 
Si tu veux construire un bateau, ne rassemble pas les hommes et les femmes pour leur donner des ordres pour expliquer chaque détail, pour leur dire où trouver chaque chose... Si tu veux construire un bateau, fais naitre dans le coeur des hommes et femmes le désir de la mer"
Antoine de Saint Exupery
Donner du sens est rationnel, et pourtant vous pouvez d'ores et déjà en percevoir l'impact sur l'émotionnel non ?

2 - Définir un objectif concret, mesurable et temporel

Vous aurez peut-être reconnu, que j'évoque ici le célèbre objectif SMART : 
  • Spécifique : Décrit la situation recherchée et le sens de l'action
  • Mesurable : Sélectionne des indicateurs pertinents (attention à la quantité et à la qualité)
  • Ambitieux : implique un effort qui incite au mouvement
  • Réaliste : Tient compte des moyens, des compétences, du contexte
  • Temporel : Défini dans le temps, avec l'échéance par indicateur et les étapes 
  • Ethique : Votre objectif SMART doit respecter vos valeurs et celles des personnes impliquées. Dans le cas contraire, l'émotionnel va très vite "buguer" face à l'injonction paradoxale.
Cette technique bien connue permet de concrétiser une transformation qui peut sembler insaisissable au début. Ce travail initial permet de rendre le changement plus accessible, acceptable et tangible. 
Le cerveau gère plus facilement des objectifs clairs, bien définis et qu'il peut visualiser. Cela lui permet notamment de mieux focaliser son attention et son énergie.
Simple à comprendre, l’objectif SMART est pourtant bien souvent mal conçu : choisissez judicieusement vos indicateurs de mesure de la performance, des progrès et précisez le tempo.
Cet objectif doit être partagé, fractionné, challengé… afin que chaque partie prenante puisse se l’approprier et mesurer la progression (et pas uniquement le résultat final !).
Objectif SMART pour fixer le cap
Objectif SMART pour fixer le cap

Comme en mer, choisir son objectif et positionner ce point d’arrivée GPS sur la carte permet de définir un cap.

Ensuite, en fonction des vents, la route ne sera pas forcément directe et pas toujours de tout repos. En revanche, le fait d’avoir positionné votre point d’arrivée vous permet de gérer votre cap et de savoir quand virer de bord.

3 - Découper le changement en étapes

Pour notre cerveau, un bénéfice, une récompense atteignable à moyen ou long terme fait rarement le poids face aux efforts à fournir. Souvenez-vous de la balance bénéfice/effort évoquée dans l'article précédent.
Accepter ce fonctionnement spontané de notre cerveau, c’est aussi apprendre à s’en servir : découpez l’objectif final en petits défis abordables. Contrairement à une idée reçue, le changement radical n’est pas ce qui fonctionne le mieux. En revanche, accumuler une suite de petites victoires est extrêmement motivant en début de projet. Cela permet d'activer le circuit de la récompense, de sécréter de la Dopamine, véritable moteur de la motivation. Vous pourrez ainsi aborder l’étape suivante de manière sereine et enthousiaste.

4 - Identifier les difficultés et chercher des moyens

Les difficultés rencontrées peuvent facilement démotiver les équipes et très vite le mode mental automatique prend le relai : « ça ne marchera jamais », « c’était mieux avant », « c’est trop compliqué ce truc »…
Le changement est un véritable révélateur de dysfonctionnement des organisations : ce qui était déjà facteur de rigidité va s'amplifier et potentiellement gripper tout le processus de transformation. Aussi, anticipez au maximum les freins qu'ils soient ponctuels et isolés ou systémique. Vous pourrez ainsi les intégrer au plan d'action. 
Et si nous acceptions que l’obstacle fait partie de l’aventure du changement ? Et finalement, que les obstacles soient prévus ou pas, si c’était une opportunité de faire fonctionner l’intelligence collective, l’intelligence adaptative pour trouver des ressources, des moyens, imaginer des solutions jusque-là inexplorées.

5 - Elaborer un plan d'action

Vous connaissez certainement cette citation : « Un rêve avec une date devient un objectif. Un objectif décomposé en plusieurs étapes devient un plan. Un plan soutenu par des actions devient réalité. ».
Le cerveau déteste l’incertitude, aussi, élaborer un plan d’action insère de la temporalité dans le changement : chaque action vient concrétiser le changement en cours et in fine amène un sentiment de maitrise.
Attention toutefois à ne pas monter une usine à gaz, à bien identifier les pilotes et là aussi à positionner des sous-objectifs. Vous pouvez oublier la feuille de suivi Excel, aujourd’hui il existe des outils (par exemple, moi j'utilise Perfony) qui permettent de piloter les plan d’action en mode partage dynamique.
Ces techniques, vous les connaissez par cœur ? Pourtant, concrètement, elles ne fonctionnent pas toujours aussi bien que vous le souhaiteriez. Pourquoi ?
D’une part, vous les connaissez mais les appliquez-vous réellement, entièrement ? Par expérience, je sais qu’il y a souvent des « trous dans la raquette ». D’autre part, les aspects cognitifs sont une partie du processus de changement. L’essentiel d’un changement harmonieux et durable se passe au niveau émotionnel. Et oui, nous ne sommes pas que des machines pensantes !
Vous l'aurez compris, le prochain article abordera l’axe émotionnel et en attendant découvrez la feuille de route complète résumée en 20 actions.
Le changement, c'est maintenant ?
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