Quel est le point commun entre :
· Un libraire qui s’associe à un restaurant près de sa boutique pour permettre à ses clients de récupérer leurs commandes facilement sans engorger la librairie,
· Un manager « contre » le télétravail début 2020 et qui décide finalement de le maintenir en partie post confinement,
· Une entreprise qui forme tous ses salariés à la relation client (de l’accueil à la compta !),
· Une autre qui accélère la digitalisation de son processus de Vente.
· Un libraire qui s’associe à un restaurant près de sa boutique pour permettre à ses clients de récupérer leurs commandes facilement sans engorger la librairie,
· Un manager « contre » le télétravail début 2020 et qui décide finalement de le maintenir en partie post confinement,
· Une entreprise qui forme tous ses salariés à la relation client (de l’accueil à la compta !),
· Une autre qui accélère la digitalisation de son processus de Vente.
La situation inédite que nous traversons actuellement oblige tous ces acteurs soit à avancer à marche forcée, soit à se réinventer.
Adapter le fonctionnement des entreprises avec l'approche bio-systémique
L’année 2020 et la crise que nous traversons seront dans les livres d’histoire, c'est certain. Sera-t-elle en V ? En W ? en K ? Aujourd’hui nul ne peut le prédire. En revanche, une chose est sûre : il est aujourd'hui indispensable, pour la survie de l'entreprise, d'être en capacité d'adapter son fonctionnement aux changements rapides et inédits.
La crise, une opportunité de devenir agile ?
« Vous ne pouvez pas arrêter les vagues mais vous pouvez apprendre à surfer »
Apprendre à surfer, c’est bien, encore faut-il avoir une planche et commencer par prendre appui sur ses 2 pieds… En clair, pour s’adapter, se transformer et réussir à passer le cap, l’entreprise doit avoir un fonctionnement interne qui s’appuie sur des leviers sains, solides et pérennes.
Et si la situation instable et complexe que nous traversons était une formidable opportunité ?
Et si nous en profitions pour revoir quelques fondamentaux ?
- Changer nos schémas d'organisation interne pour gagner en agilité ?
- Adapter nos processus au fonctionnement de l’Homme (et non l’inverse)
- Positionner le bien être des collaborateurs comme un facteur clé de la performance (c’est-à-dire ni une fin en soi, ni un détail)
Bien sûr, ces principes existaient avant la Covid, mais au-delà des principes et des bonnes intentions, combien d’entreprises les appliquent dans les faits ? Combien cherchent aujourd’hui des solutions miracles, externes ou empiriques pour résoudre une situation complexe et inconnue ? Combien de personnes pestent après le gouvernement, le virus, le vaccin, la fatalité… au lieu de faire le tri entre ce qu’elles peuvent changer et ce qu’elles ne peuvent pas changer ?
Adapter l'entreprise au fonctionnement Humain pour sortir plus rapidement de la crise
Le niveau et la vitesse d’adaptabilité de l’organisation sont directement corrélés à sa capacité à mobiliser ses ressources internes. Ainsi, la qualité des relations interpersonnelles et l’engagement de chacun sont plus que jamais au cœur de la réussite pour faire face à des difficultés ou gérer la phase chaotique de transition. La survie de certaines entreprises en dépend mais pas que… Celles qui sont en pleine croissance également.
L’enjeu est clair : avoir des collaborateurs souples et créatifs pour permettre à l’organisation d’amortir les chocs, détecter les opportunités et ainsi surfer sur les vagues (et éviter de boire la tasse !)
Conséquemment, la période actuelle amplifie et accélère certaines questions :
- Comment réinventer le travail ? Développer le télétravail tout en maintenant une cohésion d’équipe et une adhésion individuelle ?
- Comment faire évoluer en urgence les postes et responsabilités ?
- Comment gérer l’instabilité tout en gardant une cohérence de l’ensemble et une vision, sinon à long terme, au moins à moyen terme ?
Et si nous rendions nos entreprises compatibles avec le fonctionnement du cerveau humain grâce à la bio-systémique ?
L’approche bio-systémique est un modèle interdisciplinaire alliant Neurosciences et Sciences de l’organisation. Elle permet de rendre le poste, le management et l’organisation compatibles avec le fonctionnement humain, sans pour autant transformer sa structure.
Ainsi, elle met en place les conditions pour sortir de la crise plus rapidement :
- Développer la capacité d’adaptation des Hommes, du management et de l’organisation face aux défis et difficultés à dépasser
- Faire converger les intérêts de l’organisation et ceux des individus, pour une meilleure synergie
- Diminuer les dysfonctionnements organisationnels, générateurs de tensions et stress
- Créer les conditions de l’engagement et de la motivation auprès de chaque salarié
- Solliciter pleinement le potentiel des équipes, créer un cadre qui permette de libérer la créativité et l’amélioration continue
3 postulats de l'approche bio-systémique
Postulat n°1 - L'entreprise est un véritable eco-système (et non une mécanique)
L’entreprise est composée de talents individuels et collectifs, de fait, la synergie vient d’interactions multiples et complexes. Son fonctionnement repose sur des processus dynamiques en constante évolution : la recherche d’équilibre et d’optimisation est ainsi permanente.
Aussi, la véritable question est bien de réussir à faire fonctionner ensemble l’Humain, les processus et l’entreprise vers une mission commune. Un ensemble cohérent, souple et imbriqué adapté au fonctionnement naturel de l’Homme. C’est pourquoi, il est indispensable de prendre conscience de cette complexité et de la nécessité d’intégrer le fonctionnement humain au cœur des organisations.
Véritable écosystème, l’entreprise vit, croit et cherche constamment son équilibre dans un environnement fluctuant. Ainsi, lors d’une tempête, elle peut être amenée à souffrir, mourir ou couper les branches mortes pour mieux repartir…
Envisagée de cette façon, la crise pourrait être une opportunité pour les entreprises de passer d’un système dit « classique », avec engrais et pesticides, à un système bio-dynamique qui tienne compte des forces en présence.
La bio-systémique : adaptabilité, créativité et équilibre
Pexels Francesco Ungaro
Postulat n°2 - Un collaborateur motivé est plus performant
Selon une étude du Corporate Leadership Council sur 50 000 employés au niveau mondial, les compagnies dont les employés sont engagés voient leurs profits augmenter 3 fois plus vite que leurs concurrents. De plus, les employés hautement engagés ont 87% moins de risques de quitter leur entreprise.
Le levier le plus efficace d’une motivation durable et efficace c’est le plaisir ! En effet, notre circuit cérébral de la récompense produit de la Dopamine et nous incite à reproduire l’action spontanément.
Les études montrent que la pression ou les incitations financières ont bien des effets sur la productivité mais sur des tâches répétitives, connues et maitrisées. En outre, leurs effets sont limités dans le temps et surtout elles limitent considérablement la créativité et par conséquent la capacité à trouver des solutions
Là où il peut y avoir confusion, c’est sur nos sources de motivation : Ainsi, les cours de yoga, la livraison de paniers bio et le baby foot… tout cela est bien joli mais en période de changements importants, de situations difficiles et/ou de tensions internes, chacun en perçoit vite les limites.
Ces actions sont utiles, elles apportent de la convivialité et facilitent la vie des salariés. En revanche, attention à ne pas s'en servir comme un pansement sur une jambe de bois ! Le cours de yoga n’a aucun d’impact sur le sens de la mission de chacun, la nature des relations inter-personnelles et inter-services, les processus et l’organisation générale.
Postulat n°3 - Concilier l'Humain et l'Entreprise est un défi en soi
Chaque homme, chaque femme, présent dans l’entreprise, est unique, avec ses motivations individuelles, ses valeurs, ses croyances, ses expériences, compétences, ses objectifs… L’homme est par nature complexe, instable, fluctuant, créatif.
Aussi, imaginez la complexité d’un système qui réunit des dizaines voire des centaines de personnes avec des liens hiérarchiques, économiques, de compétences, d’ancienneté, de pouvoir.
Enfin, notre approche cartésienne de l’organisation du travail induit une conception mécanique avec, de fait, des processus et un fonctionnement qui s’imposent, avec plus ou moins de gants, aux salariés. Alors qu'un écosystème répond à une autre logique : la recherche permanente de l’équilibre entre les différents éléments internes et externes fluctuants.
Les 3 leviers de l'approche bio-systémique
Le stress d’origine organisationnelle nuit aux capacités réelles de ces fameuses ressources internes et in fine à la performance de l’entreprise. Et si le stress n’a pas attendu la Covid 19 pour être bien présent, il s’est actuellement largement intensifié.
Mettre en place les 3 leviers de la bio-systémie permet de réduire ce stress pour assainir le terrain et créer les conditions d'une organisation performante et humaine.
Mettre en place les 3 leviers de la bio-systémie permet de réduire ce stress pour assainir le terrain et créer les conditions d'une organisation performante et humaine.
Levier n°1 - Optimiser et aligner le coeur de fonction
89% des actifs * sont confrontés à une ergonomie cognitive non optimale de leur poste (fonction mal définie / occupée, objectifs contradictoires, délégation à revoir…). Un collaborateur peut ainsi avoir des objectifs personnels, individuels et collectifs divergents et se retrouver tiraillé avec un sentiment d’injonctions contradictoires.
Aujourd’hui, le développement du travail à distance révèle ou accentue ces failles. Ainsi, 35 % des salariés ressentent leur travail comme inutile ("Baromètre de la santé psychologique des salariés français en période de crise" - Opinion Way 2020)
L’alignement du Cœur de fonction cherche la convergence entre les besoins de l’entreprise et ceux du salarié, la fonction et sa valeur ajoutée, les compétences et les motivations de la personne. L’objectif est que 80 % des actions du collaborateur soient alignées sur sa valeur ajoutée (talents et motivations personnels inclus !)
Levier n°2 - Assurer la cohérence et l'équilibre entre le pouvoir et la responsabilité
85 % des actifs * subissent au moins une forme d’incohérence entre pouvoir décisionnel et responsabilité. La personne se retrouve frustrée, démotivée, limitée dans ses actions dans une mission impossible telle que : assumer des responsabilités sans le niveau d’autonomie suffisant ou sans les informations nécessaires pour y parvenir.
Comment un manager commercial peut-il rester motivé et engagé alors que suite au premier confinement sa direction lui demande de booster son équipe afin de « récupérer » le maximum de chiffre d’affaires... Pour finalement décider de manière unilatérale quels commerciaux vont être licenciés à la fin de l’année ? Ce manager est aujourd’hui en arrêt maladie…
La cohérence de la boucle pouvoir responsabilité permet d’assurer l’autonomie d’action (le pouvoir décisionnel) du collaborateur et ainsi d’en assumer la responsabilité sereinement.
Levier n°3 - Fluidifier l'information
fluidité et amélioration continue
59 % des actifs * rencontrent au moins un type de problème de circulation de l’information (position de juge et partie, difficultés à obtenir ou à faire remonter l’information et à obtenir du feedback, droit à l’erreur…).
Les réunions Zoom, Teams et tous les outils collaboratifs peuvent être de formidables leviers pour fluidifier l’information ou à l’inverse la biaiser, la scléroser. Les résultats obtenus dépendent directement de la qualité et de la fluidité de la circulation de l’information. Vous pouvez avoir de super tuyaux et robinets mais si l’eau que vous avez dans votre circuit est contaminée ou manque de pression…
L’objectif de la fluidité de la circulation de l’information est de permettre une boucle ouverte d’amélioration continue, de développer la qualité du système et de diffuser la connaissance.
Pas sûr que les chiffres énoncés ici se soient améliorés face à la situation que nous traversons… En revanche, ce qui est certain, c’est que mettre en place ces 3 leviers crée les conditions de l’engagement, de la créativité, bref, de notre capacité à rebondir.
* Chiffres : étude Estime de l’IME (Institut de Médecine Environnementale) en partenariat avec l’INC (Institute of NeuroCognitivism) - 2011
Et si les entreprises s'inspiraient de la neuro-plasticité ?
L’intérêt de cette crise, comme de toutes les crises finalement, est qu’elle nous oblige à agir, à faire un bond en avant, à nous confronter au réel et au bon sens, à nous remettre en question dans l’urgence.
Nous avons aujourd’hui une occasion unique d’opérer les changements simples (mais pas simplistes) pour rendre les postes, l’organisation et le management plus respectueux du fonctionnement naturel du cerveau humain.
C’est bien l’équilibre de l’écosystème et l’optimisation de la consommation énergétique des individus qui permettent l’agilité et une performance optimale de l’ensemble. L’écosystème peut même être élargi aux différents acteurs qui gravitent autour de l’entreprise : fournisseurs, partenaires, clients…
La neuro-plasticité de l’Etre humain, c’est-à-dire la capacité de notre cerveau à récupérer et à se restructurer pour s’adapter, est phénoménale. Et si nos organisations s’en inspiraient ?
Article rédigé en collaboration avec Laurence Calvet - Cabinet Dix de plus- Consultante et formatrice en management et transformation des organisations
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